Espérons que 2020 soit une meilleure année pour votre entreprise? Par conséquent, veuillez commencer la nouvelle année immédiatement en organisant les données. Le nettoyage des fichiers, la numérisation de documents, la mise en œuvre du stockage dans le cloud et le développement de meilleurs systèmes organisationnels sont des moyens d’optimiser les performances de l’entreprise. Désormais, vous pouvez prendre 10 mesures pour mener correctement votre entreprise.
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Nettoyez les fichiers
Qu’il s’agisse de classeurs ou de fichiers numériques, la suppression de documents dont vous n’avez plus besoin peut libérer de l’espace. Ce nettoyage peut également vous aider à identifier les éléments manquants ou en double, ainsi que les zones qui peuvent bénéficier d’une meilleure organisation. Pour les documents contenant des informations sensibles (telles que des données client ou des données financières), assurez-vous de déchiqueter la version papier et de supprimer correctement la version numérique.
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Maîtrisez le papier
Certains documents doivent encore être imprimés. L’achat d’une imprimante haute vitesse peut réduire le temps d’impression et organiser plus de temps. Les services de gestion d’imprimante qui vous aident à gérer le flux de travail de votre imprimante peuvent également vous aider à atteindre une productivité maximale. Enfin, la mise à niveau vers une imprimante dotée de capacités d’impression mobile peut garantir que votre équipe peut imprimer de n’importe où, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps.
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Numériser vos documents
La numérisation de documents et leur stockage dans le cloud économisent non seulement de l’espace, mais simplifient également le partage d’informations. Choisissez le scanner qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget. Des fonctionnalités telles que l’alimentation papier automatique et la numérisation recto verso simplifieront ce processus. Certains scanners vous permettent également d’envoyer des documents numérisés directement vers le cloud. Votre espace de bureau est-il limité? Recherchez un petit scanner ou un appareil multifonction capable d’imprimer, de copier, de télécopier et de numériser. Assurez-vous que votre scanner peut répondre à des besoins particuliers, tels que la numérisation de documents de différentes tailles ou de grands formats, ou une numérisation couleur de haute qualité.
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Pensez à la liquidité
Les appareils mobiles favorisent une organisation continue. Lorsque vous pouvez accéder et sauvegarder des données à tout moment, n’importe où, vous pouvez être sûr que vous disposez de la dernière version du fichier. Faire des investissements pour augmenter la mobilité de l’équipe, comme la migration vers des ordinateurs et des tablettes avec le haut débit mobile.
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Organisez l’équipement
La gestion, le suivi et la maintenance des appareils mobiles de l’équipe peuvent être fastidieux. La solution de gestion des appareils mobiles vous simplifie la vie. La solution vous permet de contrôler tous les appareils de votre entreprise à partir d’un seul tableau de bord afin que vous puissiez trouver les problèmes et agir immédiatement. . Gérez la sécurité en vous permettant de modifier les mots de passe, de configurer les paramètres à distance ou d’effacer à distance un appareil perdu.
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Assurez la sécurité de vos données
Aujourd’hui, la sécurité doit être la priorité absolue de chaque propriétaire d’entreprise, mais les risques associés à la sécurité évoluent encore. Par exemple, saviez-vous que votre imprimante est peut-être le maillon le plus faible du système de sécurité? Les imprimantes dotées de fonctions de sécurité intégrées peuvent vous protéger contre les attaques de pirates (veuillez évaluer pour déterminer si votre imprimante est vulnérable). Améliorez la sécurité informatique et la protection des données en optant pour des ordinateurs portables dotés de fonctionnalités de sécurité préinstallées (telles que des lecteurs cryptés et des filtres de confidentialité).
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Organisez vos mises à jour
Se tenir au courant des derniers matériels et logiciels est un travail à plein temps en soi, alors pourquoi ne pas laisser un expert le faire pour vous? Avec un plan d’abonnement DaaS (Device as a Service), votre entreprise peut obtenir du matériel et des logiciels quand elle en a besoin, ce qui vous permet de voyager en douceur.
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Sachez quand demander de l’aide
Vous avez des questions sur l’organisation et la protection des données? Vous recherchez une solution pour vous aider, mais vous n’avez pas le temps ni l’expertise pour la rechercher vous-même? Abonnez-vous aux services de support informatique pour obtenir de l’aide, des conseils et un dépannage en cas de besoin.
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Utilisez un système organisationnel qui vous convient
Si votre méthode d’organisation des données ne convient plus à votre entreprise, développez un nouveau système. Demandez à votre équipe de vous conseiller sur le choix de la meilleure solution, comme les conventions de dénomination, l’organisation des enregistrements et le contrôle d’accès aux données.
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Gardez le contrôle
Maintenant que vous êtes organisé, gardez-le organisé. Profitez de votre nouveau système organisationnel, ils deviendront bientôt une seconde nature pour vous. Gagnez 15 minutes chaque week-end pour stocker des documents, retirer les matériaux obsolètes et planifier le travail pour la semaine prochaine.
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